DocuSign

Krijgt u van uw klanten soms ook enkel de laatste pagina van een ingescand contract via e-mail terug? Verstuurt u papieren contracten heen en weer met de post? Vergeet uw klant bepaalde pagina's te paraferen, of stuurt men u de verkeerde versie? Als u moet wachten op een geldig ondertekend contract om een project te kunnen starten, is de rompslomp met papieren contracten een vervelende hindernis. Waar wacht u nog op om over te schakelen naar digitale handtekeningen? De tijd die u spendeert aan het versturen van contracten, kunt u dan – veel beter – gebruiken om u toe te leggen op de opdracht of het project zelf.

Docusign is een webapplicatie waar u bestanden naar toe kunt uploaden, welke vervolgens geschikt kunnen worden gemaakt voor digitale handtekeningen.
Voor u een geweldige tool die het proces van getekende contracten en documenten aanzienlijk kan versnellen en vereenvoudigen.

Grijze zone = risico

Veel bedrijven werken nog met papieren contracten maar ze willen liever geen weken verliezen met het wachten op de juiste handtekeningen. Daarom gaan ze al van start nog voor de overeenkomst met een klant of leverancier officieel is goedgekeurd en door alle partijen ondertekend. Die aanpak is riskant want zolang er geen officieel getekend document is, zit u in een grijze zone. Wat als de klant zich bedenkt, wat als er iets zou gebeuren, wat als de klant iets anders had geïnterpreteerd, wat als uw contactpersoon met wie u een mondelinge overeenkomst had het bedrijf verlaat?

 

Digitaal in plaats van papier: snel en gemakkelijk

DocuSign gebruiken om al uw contracten te tekenen – contracten met klanten, medewerkers en leveranciers. Dat gaat erg snel en gemakkelijk. Wat ons opvalt is hoe laag de drempel is. U zult zien dat u bij de meeste klanten u dezelfde dag nog het elektronisch contract terug krijgt, zonder opmerkingen of vragen. En terecht, want een elektronische handtekeningen is perfect legaal.

 

Integratie in uw bedrijfsprocessen en bestaande software

Wil u graag overstappen naar digitale handtekeningen? Mickcom kan DocuSign automatisch koppelen aan uw bestaande software (Office 365, SharePoint, Dynamics CRM). U maakt dan bijvoorbeeld in uw SharePoint, CRM- of ERP-systeem een nieuw project aan, waarbij u het voorziene budget, de timing en de gegevens van de klant invult. Met één klik verstuurt u ook meteen een digitaal contract via DocuSign naar uw klant. Die ontvangt een link via e-mail. In uw softwaretoepassing ziet u of het document al werd ondertekend. Als de digitale handtekening op zich laat wachten, krijgt de klant een automatische herinnering. Na ondertekening wordt het digitale document veilig bewaard, netjes gekoppeld aan het dossier.  

Is het rechtsgeldig?

Ja, contracten ondertekend via DocuSign hebben dezelfde rechtsgeldigheid als handtekeningen op papier. Vaak gaat het trouwens vooral om het maken van duidelijke afspraken en niet zozeer om een document waarmee u in de rechtbank moet gaan zwaaien. Afspraken die niet in een contract worden gegoten, geven achteraf soms aanleiding tot misverstanden. In die zin geeft een contract gewoon duidelijkheid. Indien nodig, kunt u altijd verwijzen naar de ondertekende overeenkomst. Extra handig is dat DocuSign ook perfect werkt op een smartphone, wat de drempel voor de gebruikers nog verlaagt. En als er in de loop van het project iets aan de oorspronkelijke afspraken verandert, is het heel eenvoudig om het document snel aan te passen en opnieuw te ondertekenen.

 

De voordelen van digitale handtekeningen via DocuSign:
  • - Duidelijke afspraken voor het starten van een samenwerking of project
  • - Veel sneller: op een paar minuten is het contract opgemaakt, ondertekend en gearchiveerd
  • - Mogelijk om meerdere partijen te laten tekenen die zich niet op dezelfde plaats bevinden
  • - Uw contactpersoon bij de klant kan het ondertekenen delegeren aan degene die verantwoordelijk is
  • - U bent legaal in orde
  • - Beide partijen ontvangen een digitale versie van het getekend document
  • - Geen tijdverlies meer met inscannen en opslaan
  • - Minder manuele acties door integratie met uw software en business processen

 

Waarom Mickcom ICT?

Op zoek naar een partner om je te adviseren bij de omschakeling naar digitale handtekeningen, het optimaliseren van je processen en integreren in je software? Mickcom staat voor je klaar.


DocuSign

KLIK OM PRODUCTSHEET TE DOWNLOADEN